BERKESEMPATAN mengikuti pendidikan di luar negeri secara
gratis merupakan impian sebagian besar mahasiswa. Namun, untuk berhasil
menembus seleksi penerimaan beasiswa bukanlah hal mudah.
Menyadari hal tersebut, Institut Teknologi Sepuluh Nopember
(ITS) Surabaya International Office
(IO) menggelar pelatihan menulis bertajuk Workshop
of Professional Business Letter. Pelatihan tersebut bertujuan untuk
mengajarkan tata cara menulis email terutama untuk melamar beasiswa, study
exchange, dan program-program luar negeri lain dalam berbahasa inggris.
“Korespondensi komunikasi internasional sekarang telah
memakai email. Jadi harus tahu cara menulisnya dari atas hingga bawah,” kata
Penanggung Jawab acara Nur Intan Setiati, seperti disitat dari ITS Online, Rabu (5/11/2014).
Menurut Intan, selama ini mahasiswa ITS belum mengerti dalam
memberi keterangan attachement email yang dikirimkan ke intansi yang dituju.
Bahkan, alamat email pun terkadang masih ada yang menggunakan nama alamat yang
tidak formal.
“Sering ada email
yang langsung di-forward saja attachement-nya bahkan nama alamat emailnya bukan nama asli. Ya pasti tidak
terbalas yang seperti itu,” jelasnya.
Sementara itu, pemateri pelatihan Rahmatyas Aditantri
mengungkap, business letter memang berbeda dengan surat biasa pada umumnya.
Baik dilihat dari bentuk, isi dan sifatnya lebih terkesan formal dan
profesional.
“Surat bisnis harus memuat empat hal penting. Pertama adalah shortness atau menuliskan
apa yang dibutuhkan. Kedua adalah simplicity atau hubungan antar kalimat.
Ketiga adalah strenght atau bahasa yang digunakan mudah dipahami. Sementara
yang terakhir adalah sincerity atau
penggunaan bahasa yang umum dan bersifat percakapan,” ujar Tantri.
Tantri menyatakan, ada beberapa bagian dalam pola penulisan
surat bisnis. Dari awal hingga akhir terdiri dari greetings atau ucapan
sambutan, introducing atau
perkenalan, dan paragraf selanjutnya tentang uraian maksud dan tujuan dari
surat tersebut.
“Setelah itu, dibubuhi dengan keterangan lebih lanjut dari
isi email tersebut. Tidak lupa juga harus ada tanda pengirimnya (signature) di bawah, dan yang paling
baik biasanya diawali dengan kata best regards dan sebagainya,” paparnya.
Meski demikian, Tantri menekankan, hal terpenting dalam
penulisan surat bisnis adalah memuat alasan pengiriman surat tersebut. Sebab,
kata Tantri, hal itu yang justru menjadi senjata dalam menarik perhatian
penerima surat untuk membaca email tersebut.
“Ada dua hal yang menyebabkan email sulit dimengeri
penerimanya. Pertama adalah kegagalan dalam mengikuti pola dasar penulisan
surat bisnis. Kedua adalah pada setiap paragraf terdapat lebih dari satu
kalimat utama. Akibatnya, orang yang membaca nanti akan bingung menerjemahkan
maksud isi email,” tutup alumni Jurusan Arsitektur ITS itu. (*)
